【DL系列】設備儀器借還管理系統-基本使用說明

一、基本資料建檔

二、借出作業處理

三、歸還作業處理

四、各式報表列印

五、電子郵件通知功能

六、進階報表


一、基本資料建檔
◎ 基本資料建檔含借用者及設備儀器的基本資料登錄。
◎ 設備儀器的基本資料如下圖的說明:

圖編號 1 設備名稱:除設備儀器名稱外,可登錄廠牌型號、規格明細及附屬設備、產品序號及分類類別等明細資料。可將設備儀器的內容一一詳細記錄。並給予強大的多欄位單一或交互模糊進階搜尋功能,管理輕鬆。

圖編號 2 存放位置:可自行設定存放位置的片語,輸入基本資料時,依實際的存放位置按滑鼠右鍵選入。
圖編號 3 保管人:可自行設定保管人/保管單位的片語,輸入基本資料時,依實際的存放位置按滑鼠右鍵選入。
圖編號 4 維修廠商:可登記銷售/維修廠商及保固期限;物品設備有損壞時,可立即找到該廠商處理,並含購買日期、購買金額、現值金額、保固期限的登錄。

圖編號 5 借用權級:設備儀器可並依職等權級不同,設定借用權級。“0” 是一般等級,所有的人都可借用。可設定設備儀器只列入管理,不外借。將可以外借的欄位設為停借。現況簡介可將設備若有損壞或送修等紀錄輸入。
圖編號 6 借用資訊:系統依照借出的紀錄,自動顯示現有借用人的姓名及應還日期。與歷史借出紀錄,點選後並可查看借出的日期及借用人的資料。如借出已經逾還,系統用顏色警示並標示逾期天數。
圖編號 7 圖片顯示:可紀錄設備儀器的圖片,管理者不熟悉該項設備儀器,能藉由圖片查看比對。
圖編號 8 附件檔案:可將本設備的電子檔,如操作說明、保固證明電子檔案、影音檔案存入。
圖編號 9 產生連續編號的相同設備:若同時購置數個相同的設備,可利用該功能一次新增多筆。

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二、借出作業處理
◎ 本系統可利用條碼掃描器輔助借還管理,省去煩雜的登錄手續。
◎ 本系統含條碼掃描器操控條碼,可由條碼掃描器完成借還手續的切換,完全不需碰觸滑鼠鍵盤。
◎ 由借出作業可直接切換到歸還作業。借還作業管理方便。
圖編號 1 借用者代號:借用者代號輸入或用掃瞄器讀入條碼。自動顯示借用人的姓名及借用設備儀器的資訊。
圖編號 2 借用者詳細資料:系統自動顯示借用者的詳細資料並可點選顯示借出歷史明細、未還、與逾期未還明細。
圖編號 3 設備儀器編號:輸入設備編號即可借用,如為停借的物品,用紅色警示,並且不可借出。

圖編號 4 尚未歸還顯示:尚有借出設備未歸還,於本系統於借還作業時會自動顯示,不需另外切換畫面查詢。

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三、歸還作業處理
◎ 由歸還作業可直接切換到借出作業。借還作業管理方便。
圖編號 1 設備編號:只要輸入或用條碼閱讀器掃瞄設備編號就可歸還,不必提出借用者的資料。
掃到資料後,系統自動顯示設備的基本資料。
圖編號 2 加快處理速度:可設定輸入編號後就直接入檔,不需要再次確認,加快處理的速度。

圖編號 3 未還設備明細:於歸還時系統自動顯示借用者的基本資料、已借未還及借出歷史明細。

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四、各式報表列印
◎ 本系統可列印各式基本資料報表。
◎ 本系統可列印設備編號的條碼標籤含分類類別、存放位置的資料。
◎ 可列印借用者的條碼標籤,供借出作業時由讀碼機讀入。
◎ 列印標籤條碼不必備有標籤印表機,利用A4雷射印表機就可列印。
◎下圖為逾期未還的報表,可列印簡表或如下的連同借用者詳細資料列表,方便管理人員催還作業。

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五、電子郵件於通知功能
一、電子郵件發送借出逾還通知
圖編號 1 電子郵件帳號設定:第一次使用必需先設定發送的電子郵件帳號。
圖編號 2 逾還資料自動顯示:系統可自動提取借出逾還的資料,於此可勾選全部的資料或者是只特別發送某一筆資料催還。

圖編號 3 一次發送:按準備發送借出逾期未還通知郵件就可立即發送郵件,若有多筆逾還記錄一次直接發送。
電子郵件發送範例如下圖。

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六、進階報表
專業版本含有20支進階報表。部份報表範例如下:
圖編號 1 如該物品為長期由保管人保管,可登錄於基本資料。依保管人可印出保管資料明細表。
並含金額的統計。

圖編號 2 熱門設備期間借出的排行榜,可當做採購添購設備的參考資料。

圖編號 3 各分類的設備借出的概況總計報表。

圖編號 4 逾期未還的資料可依部門別列印。將資料交給該部門負責人統一催還。

圖編號 5 於本系統可列印出條碼標籤與借用人的登錄條碼標籤。響應節能,可自行挑選號碼列印。

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